Elektronizace dokumentů v oblasti správy budov

Digitalizace postupně proniká do všech oblastí naší činnosti a výjimkou není ani správa budov. Elektronizace dokumentů, jako jsou revizní zprávy a servisní protokoly, se stává stále aktuálnějším tématem. Ačkoliv přináší mnoho výhod, zároveň odhaluje určitá úskalí. V tomto článku shrneme zkušenosti společnosti Aseta Services s.r.o. a zaměříme se na to, jak elektronizace probíhá v praxi.

Současná situace v oblasti elektronizace dokumentů

Přestože tlak na digitalizaci dokumentů sílí, praxe ukazuje, že přístup jednotlivých dodavatelů i klientů se výrazně liší. Zde jsou nejčastější způsoby, jak elektronizace vypadá v každodenní realitě:

1. Začátky elektronizace: Někteří řemeslníci a dodavatelé jsou rádi, když dokáží vystavit fakturu, často ještě v jednoduchém formátu jako Excel. Pro ně je digitalizace stále výzvou.
2. Skener jako "řešení": Část subdodavatelů věří, že naskenovaný dokument znamená elektronizaci. Ve skutečnosti jde spíše o první krok.
3. Elektronické podpisy "nanečisto": Někteří dodavatelé vkládají obrázky razítka a podpisu do textového editoru a ukládají dokument jako PDF. Tento přístup však nesplňuje požadavky na autorizované elektronické podpisy.
4. Rozdílné požadavky klientů: Někteří klienti přijímají elektronické dokumenty v jednoduché formě, jiní stále trvají na originálech v papírové podobě, a to i v kombinaci s PDF verzí pro vlastní evidenci.

Výhody elektronizace

Elektronizace přináší celou řadu výhod, které pomáhají zlepšit efektivitu, šetřit náklady a připravit firmy na digitální budoucnost:

• Snadná dostupnost: Elektronické dokumenty jsou kdykoliv dostupné a snadno sdílené.
• Úspora času a nákladů: Digitalizace eliminuje potřebu tisknout, skladovat a fyzicky přenášet dokumenty.
• Příprava na budoucnost: Stále více institucí a firem přechází na elektronické formy dokumentace, což je trend, který se pravděpodobně zrychlí.

Bariéry elektronizace

Navzdory výhodám elektronizace zůstávají některé bariéry, které zpomalují její rozšíření. Mezi nejvýznamnější patří následující:

• Rozdílný přístup úřadů: Zkušenosti odborně způsobilých osob (OZO) v požární ochraně ukazují, že akceptace elektronických dokumentů záleží na konkrétním kraji, úředníkovi i situaci. Někde stačí naskenovaný dokument, jinde je nutné mít originál.
• Obavy z pojišťoven: Panuje nejistota, jak by pojišťovny přistupovaly k elektronickým dokumentům v případě škodné události.
• Nedostatek certifikovaných podpisů: Mnoho dodavatelů stále nepoužívá autorizované elektronické podpisy (např. PostSignum), které by zajistily právní platnost dokumentů.

Pohled do budoucna

Elektronické podepisování je dnes běžnou praxí například v HR dokumentaci. Je jen otázkou času, kdy se tato praxe rozšíří i na další oblasti, včetně správy budov.

Trend elektronizace dokumentů je nevyhnutelný. Klienti i dodavatelé musí být na tento vývoj připraveni a postupně implementovat moderní postupy, které umožní jejich širší akceptaci v praxi.

Aseta podporuje elektronizaci a věří, že technologie, jako jsou autorizované elektronické podpisy, brzy získají širší akceptaci napříč všemi sektory. Jsme připraveni pomoci našim klientům i partnerům při přechodu na moderní formy dokumentace a věříme, že budoucnost je digitální.